งาน 30 นาที ทำไมต้องรอ 3 วัน?

ในประสบการณ์การทำงานราชการและองค์กรใหญ่ๆ ผมคิดว่าปัญหาสำคัญที่ทำให้งานล่าช้าคือการรอคอยในช่วงเวลาระหว่าง Process ที่เรามองไม่เห็น เช่น รอการอนุมัติ รอรับข้อมูลรอการส่งต่อ หรือแม้กระทั่งการเก็บข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ ทำให้มีการทวนสอบซ้ำ ๆ หลายขั้นตอนหลายฝ่าย ผมเคยเจอกรณีที่งานใช้เวลาทำแค่ 30 นาทีจริง ๆ แต่ต้องรออนุมัติและส่งต่อกันมากถึง 3 วัน หรือบางครั้งถูกติดขัดเพราะไม่รู้ว่างานนี้กำลังอยู่กับใคร ทำให้ต้องคอยถามและติดตามสถานะงานจนเสียเวลามากขึ้น การเข้าร่วม Webinar เรื่อง Business Automation ที่พูดถึงการใช้ระบบ WORK+ Automate นั้นช่วยให้เรามองเห็นขั้นตอนต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์ และติดตามสถานะงานได้อย่างโปร่งใส นอกจากนี้ยังช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการส่งต่อเอกสารแบบเดิม ๆ อีกด้วย การทำ Automation ยังช่วยลดต้นทุนแอบแฝงต่างๆ ที่เราไม่เคยสังเกตเห็น อย่างเช่นเวลาที่เสียไปกับการรอคอยและตรวจสอบงาน สิ่งที่ผมได้ลองปรับใช้ในงานจริงคือการนำ workflow ขององค์กรมาตรวจสอบหาจุดคอขวด (bottleneck) ซึ่งสามารถทำได้ง่ายโดย Mini Workshop ที่เปิดโอกาสให้หยิบ Process จริงขององค์กรมาเรียนรู้ร่วมกัน จากนั้นนำไปต่อยอดสร้างระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมกับลักษณะงาน สำหรับใครที่กำลังเจอปัญหางานล่าช้ารอหลายวันทั้งที่ทำงานจริงแปบเดียว อยากแนะนำให้ลองสำรวจขั้นตอนในองค์กรว่าใช่ปัญหาเดียวกันหรือไม่ และพิจารณาการใช้เครื่องมือช่วยบริหารจัดการแบบอัตโนมัติที่จะช่วยลดเวลารอให้งานจบเร็วขึ้น ถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพที่คุ้มค่าและทำให้งานลื่นไหลมากขึ้นจริงๆ การสาธิต Live Demo ที่ Webinar นำเสนอช่วยให้เห็นภาพชัดเจนว่าเมื่อเปลี่ยนกระบวนการข้ามฝ่ายด้วยระบบ WORK+ Automate แล้ว งานจะรวดเร็วและตรวจสอบสถานะได้ดีขึ้นอย่างไร รวมถึงวิธีการวัดผลเพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ผมเชื่อว่านี่คือแนวทางที่ทุกองค์กรควรเรียนรู้และนำมาปรับใช้เพื่อก้าวสู่องค์กรยุคดิจิทัลที่คล่องตัวและโปร่งใสมากขึ้น